V tomto dokumentu naleznete informace o tom, jak společnost HAPPY HOUSE RENTALS, s.r.o., IČ 27436535, se sídlem Uruguayská 78/12, Vinohrady, 120
00 Praha 2 (dále jako „HHR“) zpracovává osobní údaje svých obchodních partnerů a zákazníků.
V tomto dokumentu naleznete odpovědi na tyto otázky:
- Týká se Vás toto prohlášení, jste-li právnickou osobou?
- Jaké osobní údaje, jak dlouho a proč o Vás či Vašich zástupcích zpracováváme?
- Odkud Vaše osobní údaje získáváme a komu je předáváme?
- Jak osobní údaje zabezpečujeme?
- Cookies – Jaké údaje zpracováváme při návštěvě našich webových stránek?
- Jaká máte práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů?
Týká se Vás toto prohlášení, jste-li právnickou osobou?
V této souvislosti bychom rádi připomněli, že osobními údaji ve smyslu příslušné právní úpravy zakotvené v evropském nařízení č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v
souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jako „nařízení GDPR“) jsou vždy jen osobní údaje fyzických osob.
Jste-li tedy obchodní společností (s.r.o., a.s. apod.) nebo jinou právnickou osobou (obec, škola apod.), tak ochrana osobních údajů zakotvená v nařízení GDPR se
nedotýká údajů vztahujících se k právnické osobě (např. název, IČ, adresa apod.). Ochrana osobních údajů se pak týká pouze osobních údajů konkrétních fyzických osob,
které za Vaši společnost s námi jednají, komunikují apod., zpravidla tedy osob, které za Vaši společnost vystupují jako zástupci ve věcech smluvních nebo technických
(dále jen „Vaši zástupci“) a na které máme kontaktní údaje (jméno, příjmení, email, telefon apod.). Jste-li právnická osoba, zavazujete se seznámit
Vaše zástupce s těmito informacemi o zpracování osobních údajů obchodních partnerů a zákazníků společnosti HHR.
Jste-li fyzická osoba (a je jedno, zda vůči společnosti HHR vystupujete jako podnikatel nebo spotřebitel), vztahuje se na Vás ochrana osobních údajů podle nařízení
GDPR v plné míře.
Jaké osobní údaje, jak dlouho a proč o Vás či Vašich zástupcích zpracováváme?
Společnost HHR o Vás či Vašich zástupcích zpracovává níže uvedené osobní údaje, a to za účely a po dobu, jak je uvedeno u těchto údajů:
| Účel | Údaj | Právní Základ | Doba Uchování |
|---|---|---|---|
|
Vznik, správa a ukončení smluvních vztahů v rámci podnikatelské činnosti společnosti HHR, tedy při:
(i) Prodeji a koupi nemovitostí
(ii) Zprostředkování prodeje nemovitostí
(iii) Pronájem nemovitostí
(iv) Poskytování ubytovacích služeb
(v) Správa nemovitostí
Osobní údaje jsou tedy použity pro účely vzájemného plnění smluvních povinností na základě smluvního vztahu společnosti HHR s obchodními partnery či
zákazníky (např. zajištění požadovaného ubytování z naší strany a úhrada za něj z vaší strany) |
Identifikační, kontaktní a platební údaje (zejm. jméno, příjmení, titul, adresa, IČ, DIČ, telefon, email, vlastnoruční podpis, bankovní účet, údaj o platební kartě) |
Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) nařízení GDPR) |
Po dobu trvání smluvního vztahu |
| Zasílání obchodních sdělení (zejména reklamní sdělení, obchodní nabídky apod.) | Identifikační a kontaktní údaje (zejm. jméno, příjmení, email, tel. adresa) |
|
|
| Reakce na vzkazy z kontaktního formuláře na webových stránkách (zejm. zasílání odpovědí, podnětů, nabídek apod.) | Identifikační a kontaktní údaje (zejm. jméno, příjmení, email, tel.) | Souhlas3 (čl. 6 odst. 1 písm. a) nařízení GDPR) | 3 měsíce, popř. do odvolání souhlasu proti tomuto zpracování |
| Plnění zákonných povinností vyplývajících ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví a zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty |
Identifikační a kontaktní údaje (zejm. jméno, příjmení, titul, adresa, IČ a DIČ) | Plnění právních povinností (čl. 6 odst. 1 písm. c) | 10 let od skončení příslušného účetního období, kterého se týkají účetní a daňové doklady obsahující osobní údaje, dle zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty4 |
| Plnění zákonných povinností vyplývajících ze zákona č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců na území České republiky | Identifikační a pobytové údaje (při ubytování cizinců) (zejm. jméno, příjmení cizince, datum narození, státní občanství, trvalé bydliště v zahraničí, číslo cestovního dokladu a víza, počátek a místo pobytu, předpokládaná doba a účel pobytu na území ČR) |
Plnění právních povinností (čl. 6 odst. 1 písm. c) | 6 let od ukončení ubytování cizince |
| Plnění zákonných povinností vyplývajících ze zákona č. 565/1990 Sb., o místních poplatcích a navazující obecně závazné vyhlášky hl.m. Prahy o místním poplatku za lázeňský nebo rekreační pobyt |
Identifikační a pobytové údaje (při ubytování všech osob, neprokáží-li jiný důvod svého pobytu než rekreaci) (zejm. doba ubytování, účel pobytu, jméno, příjmení, adresa místa trvalého pobytu nebo místa trvalého bydliště v zahraničí a číslo občanského průkazu nebo cestovního dokladu fyzické osoby, které ubytování poskytl |
Plnění právních povinností (čl. 6 odst. 1 písm. c) | 6 let od provedení posledního zápisu v evidenční knize dle zákona č. 565/1990 Sb., o místních poplatcích |
| Plnění zákonných povinností vyplývajících ze zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu |
Identifikační a platební údaje (při koupi, prodeji nebo zprostředkování koupě či prodeje nemovitosti) (zejm. jméno a příjmení, rodné číslo, a nebylo-li přiděleno, datum narození, místo narození, pohlaví, trvalý nebo jiný pobyt a státní občanství; jde-li o podnikající fyzickou osobu, též její obchodní firma, odlišující dodatek nebo další označení, místo podnikání a identifikační číslo osoby a dále informace o původu finančních prostředků a účelu zamýšlené obchodní transakce) |
Plnění právních povinností (čl. 6 odst. 1 písm. c) | 10 let od uskutečnění obchodu |
| Zajištění listinných a jiných důkazů pro ochranu právních nároků společnosti HHR pro případné mimosoudní, soudní, správní či trestní řízení |
Identifikační a kontaktní údaje (zejm. jméno, příjmení, titul, adresa, IČ, DIČ, telefon, email, vlastnoruční podpis, bankovní účet) |
Oprávněný zájem (zabránění vzniku škod na majetku a reputaci společnosti HHR) (čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení GDPR) |
Po dobu trvání 10leté objektivní promlčecí doby dle ustanovení § 629, 636 a 638 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, prodlouženou o další 1 rok s ohledem na možnou prodlevu mezi zahájením soudního sporu a doručením žaloby |
| Provoz bezpečnostních kamer za účelem zajištění ochrany majetku společnosti HHR, života a zdraví osob | Identifikační údaje (záznam podobizny z bezpečnostní kamery v označených prostorách společnosti HHR) |
Oprávněný zájem (ochrana majetku společnosti HHR, života a zdraví osob prostřednictvím stálého kamerového systému) (čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení GDPR) |
Po dobu 48 hodin. V případě, že na záznamu bude zachyceno jednání vedoucí ke vzniku škody na majetku nebo reputaci společnosti HHR tak dále po dobu příslušného řízení o takovém protiprávním jednání. |
Odkud Vaše osobní údaje získáváme a komu je předáváme?
Osobní údaje získáváme primárně přímo od Vás, tedy našich obchodních partnerů a zákazníků, a to v rámci našich smluvních vztahů. Osobní údaje takto získáváme nejen při
vzniku smluvního vztahu (při uzavření smlouvy, potvrzení objednávky apod.), ale i v průběhu trvání našeho smluvního vztahu (např. bankovní účet, ze kterého nám
platíte, email prostřednictvím kterého s námi komunikujete apod.).
Jste-li naším klientem jako právnická osoba, osobní údaje o Vašich zástupcích získáváme primárně rovněž přímo od Vás (např. jméno, příjmení, email a telefon na Vaše
zástupce ve věcech technických či smluvních). V průběhu trvání smluvního vztahu pak i přímo od Vašich zástupců (např. jejich vlastnoruční podpisy na předávacích
protokolech apod.)
Některé osobní údaje o Vás získáváme i z veřejně dostupných zdrojů. Jedná se například o kontrolu Vašich identifikačních údajů podle veřejných evidencí (veřejný
rejstřík, registr ekonomických subjektů) nebo o kontrolu zveřejněných bankovních účtů a statusu (ne)spolehlivého plátce DPH podle registru DPH.
Dále můžeme Vaše osobní údaje získat i od provozovatelů webových portálů sdružujících nabídku ubytování (jako je např. Booking.com). Od těchto portálů můžeme získat
Vaše osobní údaje v rozsahu údajů vyplněných v rezervačním formuláři, tedy zpravidla alespoň jméno, příjmení, telefon, email a také údaje o Vaší platební kartě pro
potřeby načerpání rezervační zálohy, které můžeme obdržet rovněž přímo od poskytovatelů platebních karet.
Poskytnete-li nám navíc v souvislosti s poskytováním našich služeb osobní údaje vztahující se k jiným osobám (například osobní údaje osob, které Vás doprovázejí),
stvrzujete tím, že máte oprávnění tak činit a že tyto osoby byly z Vaší strany seznámeny se způsobem zpracování jejich osobních údajů dle tohoto Prohlášení.
Vaše osobní údaje můžeme – a v některých případech musíme – předávat dalším osobám, které s předanými osobními údaji nakládají buď na základě našich pokynů (jako tzv.
zpracovatelé), nebo je využívají k vlastní činnosti (tzv. příjemci). Osobní údaje těmto předáváme vždy pouze v nezbytně nutném rozsahu, a to následujícím kategoriím
příjemců:
- smluvní realitní makléři, kteří jménem společnosti HHR zprostředkovávají prodej a pronájem nemovitostí. K realizaci těchto činností jsou jim předávány Vaše
identifikační a kontaktní údaje (např. v rozsahu, jak jste nám je uvedli v kontaktním formuláři na naší webové stránce) - smluvní partner, který zajišťuje pro společnost HHR administrativní činnost (office management). K realizaci těchto činností jsou mu v nezbytném rozsahu předávány
identifikační a kontaktní údaje tak, aby splnil své smluvní povinnosti zahrnující mj. komunikaci se zákazníky a s dalšími našimi obchodními a smluvními partnery - Zpracovatelé účetní a daňové agendy, kteří tuto agendu pro společnost HHR externě zpracovávají. K realizaci těchto činností jsou jim předávány identifikační a
kontaktní údaje tak, aby společnost HHR řádně splnila své smluvní a zákonné povinnosti v souvislosti s realizací daného obchodu - smluvní IT poskytovatelé při servisní správě našich programů a aplikací s tím, že v takovém případě jsou ale Vaše osobní údaje zpřístupněny těmto IT poskytovatelům
jen v důsledku jejich servisní práce na programu či aplikaci, ve které se osobní údaje nachází a tito externí IT poskytovatelé jsou smluvně zavázáni zpřístupněné
osobní údaje žádným způsobem nezpracovávat - smluvní poskytovatelé právních služeb (advokáti) v případech, kdy potřebujeme kvalifikované zpracování smluvní nebo jiné dokumentace a dále v případě, kdy
potřebujeme ochránit naše vlastní právní nároky, a za tím účelem jim předáváme v nezbytném rozsahu Vaše osobní údaje - poskytovatelé poštovních a doručovacích služeb v případech, kdy Vám potřebujeme doručit poštovní zásilku, a za tím účelem předáváme těmto poskytovatelům v
nezbytném rozsahu Vaše kontaktní údaje - orgány státní správy, soudy a orgány činné v trestním řízení, pokud nás o to v souladu s příslušnými právními předpisy požádají
V případě zájmu Vám pochopitelně kdykoliv sdělíme konkrétní subjekty, které spadají do výše uvedených kategorií zpracovatelů a příjemců osobních údajů.
Jak osobní údaje zabezpečujeme?
Společnost HHR dbá na řádné zabezpečení osobních údajů svých obchodních partnerů a zákazníků. Využíváme k tomu celou řadu zabezpečovacích technologií a postupů tak,
abychom ochránili Vaše osobní údaje před neoprávněným přístupem, použitím nebo zveřejněním. Mezi základní opatření v tomto směru patří heslem zajištěný přístup k
osobním údajům a omezení přístupu pouze pro příslušné pracovníky. Záznamy z bezpečnostních kamer jsou dále zajištěny řízeným přístupem k těmto záznamům, školením
oprávněných osob a vedením záznamů o předávání nahrávek příslušným orgánům.
Cookies – Jaké údaje zpracováváme při návštěvě našich webových stránek?
Ať už jste náš zákazník, obchodní partner nebo osoba, která s námi nemá žádný smluvní vztah, ale vstupujete na naše webové stránky, v této části naleznete informace,
co vše zaznamenáváme při návštěvě našich webových stránek.
Na našich webových stránkách www.happyhouserentals.com využíváme tzv. cookies, tedy malé textové soubory obsahující krátké údaje, které mohou být při návštěvě naší
webové stránky uloženy do Vašeho prohlížeče.
Pro účely zajištění fungování našich webových stránek používáme tzv. nutné cookies. Ty pomáhají, aby byla webová stránka použitelná tak, že umožní základní funkce jako
navigace stránky a přístup k zabezpečeným sekcím webové stránky. Webová stránka nemůže správně fungovat bez těchto cookies.
Dále využíváme preferenční cookies, které umožňují, aby si webová stránka zapamatovala informace, které mění, jak se webová stránka chová nebo jak vypadá. Je to
například preferovaný jazyk nebo region, kde se nacházíte.
Pro statistické účely využíváme statistické cookies, které nám pomáhají porozumět, jak návštěvníci používají naše webové stránky. Tyto cookies anonymně sbírají a
sdělují informace.
Pro účely našeho marketingu používáme i marketingové cookies, které sledují návštěvníky na webových stránkách s cílem zobrazit jim reklamu, která je relevantní a
zajímavá pro každého jednotlivého uživatele, a tím hodnotnější pro vydavatele a inzerenty třetích stran.
Cookies z vašeho počítače nebo z jiného zařízení můžete snadno vymazat pomocí vašeho prohlížeče. Návod, jak zacházet se soubory cookies a jak je odstranit, najdete v
nabídce „Nápověda“ vašeho prohlížeče. V takovém případě je ale možné, že se vám některé části našich stránek nebudou zobrazovat správně, jejich prohlížení pro vás bude
složitější a nebude se vám zobrazovat nabídka výrobků odpovídající právě vašim potřebám.
Více informací o konkrétních cookies na naší webové stránce se můžete dozvědět zde.
Jednou z vlastností našich webových stránek je i skutečnost, že používá technologii, již nazýváme sociální pluginy (dále jen „pluginy“) ze sociálních sítí jako je
Facebook a Twitter. Tyto pluginy jsou označeny odpovídajícím logem sociální sítě. Jakmile navštívíte naši webovou stránku, váš prohlížeč naváže přímé spojení se
servery těchto sociálních sítí. Obsah pluginu je ze sociální sítě přenesen přímo do vašeho prohlížeče, který ho poté integruje do webové stránky. Integrace pluginu
způsobí, že například Facebook obdrží informaci, že jste navštívili příslušnou stránku. Jste-li přihlášeni k Facebooku, bude schopný přiřadit vaši návštěvu k vašemu
facebookovému účtu. Vezměte prosím na vědomí, že k výměně těchto informací dochází už ve chvíli, kdy navštívíte naše webové stránky, bez ohledu na to, jestli na plugin
zareagujete, nebo ne. Reagujete-li na pluginy, např. stisknutím tlačítka „To se mi líbí“, odpovídající informace je zaslána vaším prohlížečem přímo Facebooku, kde je
uložena. Informaci o účelu a rozsahu shromažďování dat i o tom, jak jsou tato data následně zpracovávána a využívána sociálními sítěmi, spolu s vašimi právy a
volitelným nastavením na ochranu vašeho soukromí, najdete v oznámení o ochraně dat jednotlivých sociálních sítí. Nechcete-li zahrnout sociální sítě do shromažďování
dat o vás prostřednictvím našich webových stránek, musíte se odhlásit od příslušné sociální sítě ještě předtím, než naše webové stránky navštívíte. Přejete-li si
zabránit výměně informací mezi výše zmíněnými sociálními sítěmi během své návštěvy našich webových stránek, můžete v nastavení svého prohlížeče nebo pomocí jiných
nástrojů vypnout používání cookies.
Jaká máte práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů?
Níže uvedená práva náleží tzv. subjektům údajů5, tzn. jednak našim obchodním partnerům a zákazníkům, kteří jsou fyzickými osobami, a jednak
jste-li právnická osoba, tak Vašim zástupcům (všechny tyto osoby společně dále jako „subjekt údajů“).
Jste-li subjekt údajů, svědčí Vám následující práva:
- Právo na přístup – máte právo znát, jaké údaje o Vás zpracováváme, za jakými účely, po jakou dobu, odkud údaje získáváme a komu je předáváme a
jaká Vám svědčí práva. Právo na přístup realizuje společnost HHR tímto dokumentem nazvaným „Prohlášení o zpracování osobních údajů“. - Právo na opravu – máte právo, abychom opravili nebo doplnili Vaše osobní údaje, pokud jsou nepřesné nebo neúplné.
- Právo na výmaz – máte právo, abychom Vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu vymazali, je-li splněn některý z důvodů v čl. 17 odst. 1 nařízení
GDPR (např. údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny) a zároveň není dán některý z důvodů v čl. 17 odst. 3 nařízení GDPR, které odůvodňují
pokračování zpracování. - Právo na omezení zpracování – máte právo v určitých případech požadovat, aby došlo k označení Vašich určitých osobních údajů a tyto údaje nebyly
předmětem žádných dalších operací zpracování. Na rozdíl od práva na výmaz jde však o dočasné omezení zpracování a nikoliv o jejich trvalý výmaz. Případy, ve
kterých lze toto právo uplatnit, jsou zakotveny v čl. 18 nařízení GDPR. - Právo na přenositelnost – máte právo požadovat, abychom Vaše osobní údaje, které jste nám poskytl na základě plnění smlouvy (dle čl. 6 odst. 1
písm. b) nařízení GDPR) předali Vám nebo přímo jinému správci osobních údajů, kterého nám sdělíte, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.
Toto právo však platí pouze pro osobní údaje, které zpracováváme automatizovaně. Na základě tohoto práva tak nemůžeme přenést vždy a za všech okolností všechny
údaje (např. vlastnoruční podpis). - Právo podat námitku – máte právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, ke kterému dochází na právním základu našeho oprávněného
zájmu (viz výše).Jde-li o námitku proti zpracování kontaktních údajů za účelem přímého marketingu (viz výše), nebudeme ode dne uplatnění námitky Vaše kontaktní údaje pro tyto účely
zpracovávat.Jde-li o námitku proti zpracování za jinými účely než je přímý marketing, tuto Vaši námitku prověříme a pokud zjistíme, že nám nesvědčí závažné oprávněné důvody
odůvodňující takové zpracování, nebudeme nadále takové osobní údaje pro daný účel zpracovávat. - Právo odvolat souhlas – pokud jste nám udělil souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů (ať již při vyplnění kontaktního formuláře nebo při
zařazení do databáze potenciálních zájemců), máte právo tento souhlas kdykoliv odvolat. Souhlas můžete odvolat stejným způsobem, jako jste nám jej udělil, tedy
bezplatně elektronicky (a to na email Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript.) nebo písemně prostřednictvím poskytovatele poštovních služeb na adresu našeho sídla. - Právo podat stížnost – uplatněním žádného z výše uvedených práv není nijak dotčeno Vaše právo obrátit se se svou stížností na Úřad pro ochranu
osobních údajů (www.uoou.cz).
Jakékoliv výše zmíněné právo můžete u nás uplatnit bezplatně elektronicky (a to na email Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript.) nebo písemně prostřednictvím poskytovatele
poštovních služeb na adresu našeho sídla. Vždy prosíme uveďte (i) právo, které uplatňujete (např. právo na opravu), (ii) důvody, o které své právo opíráte (např. že u
Vás evidujeme nesprávné IČ) a (iii) co požadujete (např. opravu a uvedení správného IČ u Vaší osoby).
- Přímým marketingem se rozumí zasílání obchodních sdělení a nabídek těm zákazníkům, jejichž kontaktní údaje využité k přímému marketingu jsme získali v rámci
plnění smlouvy, která mezi námi byla a na základě které jsme poskytli zákazníkovi zboží nebo služby. - Neopíráme-li se při zasílání obchodních sdělení o oprávněný zájem přímého marketingu, využíváme kontaktní údaje k zasílání obchodních sdělení výhradně na
základě Vámi poskytnutého souhlasu s takovým zpracováním Vašich osobních údajů. Jedná se například o situaci, kdy nejste naším zákazníkem (a nejedná se tedy o
přímý marketing), ale udělil jste nám souhlas k zařazení do databáze potenciálních zájemců. - Neopíráme-li se při zasílání obchodních sdělení o oprávněný zájem přímého marketingu, využíváme kontaktní údaje k zasílání obchodních sdělení výhradně na
základě Vámi poskytnutého souhlasu s takovým zpracováním Vašich osobních údajů. Jedná se například o situaci, kdy nejste naším zákazníkem (a nejedná se tedy o
přímý marketing) a přesto jste se na nás prostřednictvím kontaktního formuláře na webových stránkách obrátili s žádostí o zaslání nabídky, bližších
informací - Daňový doklad musí dle § 29 odst. 1 obsahovat mj. (a) označení osoby, která uskutečňuje plnění, (b) daňové identifikační číslo osoby, která uskutečňuje
plnění, (c) označení osoby, pro kterou se plnění poskytuje, (d) daňové identifikační číslo osoby, pro kterou se plnění poskytuje. Označením se dle § 29 odst. 4
rozumí (i) obchodní firma nebo jméno, (ii) dodatek ke jménu a (iii) sídlo. - Subjektem údajů se dle čl. 4 odst. 1 nařízení GDPR rozumí identifikovaná nebo identifikovatelná fyzická osoba.